Points clés d'organisation pour le travail à distance

Nous commençons la 3e semaine de confinement, qui vient après le déni ou la colère, l’abattement peut-être, la course pour l’organisation de votre équipe et la survie de votre entreprise. Comme cette situation est appelée à durer, qu’elle est nouvelle pour certaines sociétés, je vous propose de faire le point sur votre organisation de travail à distance. En effet, la stratégie de crise, l’organisation d’équipe et vos communications de manager contribuent fortement à instaurer un climat de confiance.
 
Vos objectifs sont adaptés

Si votre activité continue, face aux contraintes logistiques, de personnel, de financement… vous définissez un nouveau périmètre pour maintenir l’entreprise à flot. Vous faites un tour réaliste de la situation personnelle de vos collaborateurs et adaptez la charge de travail à leur situation.
 
Si votre activité est très impactée, avez-vous des sujets de fond sur lesquels vous pouvez enfin vous pencher collectivement ? Au cas où vous n’avez pas d’idée, vous pouvez demander à vos collaborateurs qui en auront sûrement !
 
Chaque collaborateur actif est dans de bonnes conditions de travail

Concernant les moyens de travail, vous avez pensé à l’infrastructure réseau, aux accès à l’information, ainsi qu’aux ordinateurs permettant de poursuivre une activité détachée de vos locaux.
 
Vous vous êtes également penché sur les situations personnelles de vos collaborateurs. Qu’il s’agisse de leurs enfants dont ils doivent s’occuper, ou de l’espace de travail qu’ils ont à leur domicile, vous calibrez la charge de travail en fonction de leurs possibilités pour chaque collaborateur. Vous rassurez naturellement ceux/celles qui ne sont pas en capacité de faire comme d’habitude.
 
Votre stratégie est partagée clairement

Pour cultiver la confiance et l’engagement de vos équipes, rien de tel que la transparence. Après l’avoir confrontée à l’avis de managers, vous présentez la réalité de la situation et la stratégie de crise que vous avez construite.
 
Cette stratégie se décline en objectifs individuels clairs et simples. Leur bonne compréhension est encore plus fondamentale lorsque vous ne partagez plus les bureaux. Après avoir laissé le temps de l’échange, vous validez la compréhension de ces objectifs en les faisant reformuler.
 
Vous posez enfin quelques règles d’échange qui permettront à chacun de déconnecter pour être chez eux. Que ce soit des horaires imposés ou un profil « connecté », « en réunion », « déconnecté », vous êtes garant de la déconnexion de vos collaborateurs… essentielle dans la durée !
 
La solidarité s’installe en interne 

Des binômes se créent pour former ceux/celles qui ne sont pas à l’aise avec les outils de communication qui font maintenant votre quotidien (teams, skype, zoom, whats’app, slack …). Les personnes les plus fragiles sont également accompagnées par des volontaires qui prennent des nouvelles d’elles quotidiennement.
 

Quelques rituels émergent naturellement, comme des petits-déjs, des apéros, ou des réunions courtes quotidiennes… et vous prévoyez une célébration de votre travail d’équipe d’avoir pu en si peu de temps décider et manœuvrer avec ces nouvelles règles de fonctionnement.